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Qué es Seis Sigma (6σ), para qué sirve, y cómo implantarlo en una organización


Seis Sigma (6σ) es un método voluntario de mejora de procesos, aplicable en cualquier sector, que se basa en la reducción de la variabilidad dentro de los mismos. 

Busca reducir al mínimo posible los errores que se producen en los procesos productivos o de prestación de servicios, con lo que proporciona ahorros importantes y contribuye a aumentar el volumen de ventas.

El nombre de esta metodología se deriva de su utilización de la estadística para la caracterización y el estudio de los procesos. La desviación típica o sigma (σ), se utiliza en este caso para medir la eficiencia de un proceso en términos de número de defectos por millón de eventos u oportunidades (DPMO), entendiéndose como un DPMO a cualquier evento que haga que un producto o servicio no logre cumplir con los requisitos del cliente.

Por lo tanto, usando este método estadístico se pueden clasificar los procesos por su nivel de eficiencia atendiendo al número de DPMO que presentan o, lo que es lo mismo, a su nivel de sigma (de 1 a 6):
Nivel 1σ = 690.000 DPMO = 31% de eficiencia
Nivel 2σ = 308.538 DPMO = 69% de eficiencia
Nivel 3σ = 66.807 DPMO = 93,3% de eficiencia
Nivel 4σ = 6.210 DPMO = 99,38% de eficiencia
Nivel 5σ = 233 DPMO = 99,977% de eficiencia
Nivel 6σ = 3,4 DPMO = 99,99966% de eficiencia

Objetivos


Lo que se busca con su implantación es reducir o eliminar defectos en la entrega de un servicio o producto, de forma que éste se encuentre prácticamente siempre dentro de los límites establecidos por los requisitos del cliente.En concreto, y haciendo referencia a la escala de niveles sigma antes indicada, la metodología trata de llevar la eficiencia de un proceso hasta un nivel 6σ. 

Alcanzar un máximo de 3,4 defectos por millón de eventos u oportunidades, DPMO (nivel 6σ) es una meta bastante ambiciosa pero teóricamente factible.

Requisitos previos


Los principios básicos para poder implantar una metodología 6σ de modo efectivo en cualquier organización productiva, son: 
  • que exista un liderazgo comprometido de arriba abajo
  • tener una clara orientación al cliente 
  • tener un modelo productivo claramente enfocado a los procesos
  • contar con buenos indicadores, alimentados con datos de buena calidad, y calculados siguiendo una metodología estricta
  • contar con una planificación de proyectos a largo plazo
  • tener implantado un efectivo sistema de comunicación interna a todos los niveles.

Para aplicar la metodología 6σ a un proceso cualquiera, además de contar con todo lo anterior, es necesario comprender bien dicho proceso, profundizando en él hasta desglosarlo en cada uno de los elementos que lo componen.

Cómo aplicar la metodología 6σ en una organización


La implantación de esta metodología tiene 5 etapas teóricas: definir el problema o defecto, medir, analizar, mejorar, y controlar (DMAMC o DMAIC, por sus siglas en inglés). Veamos en qué consiste cada una de estas etapas en detalle:

1º) Definir el problema o defecto (D)
En primer lugar se deben identificar los problemas o defectos del producto o servicio desde el punto de vista del cliente (qué requisitos del cliente no se cumplen). Cada uno de los problemas o defectos así detectados constituirán un proyecto individual de mejora .

En esta fase la dirección deberá analizar los recursos necesarios para llevar a cabo cada uno de los proyectos de mejora, para posteriormente proporcionarlos, y nombrar tanto a un responsable de proyecto como a un supervisor del mismo, que se encargarán de que los proyectos alcancen sus hitos y finalicen en el plazo inicialmente previsto. Para determinar de forma eficiente qué recursos serán necesarios, las responsabilidades y los hitos/plazos, se recomienda crear grupos de trabajo mixtos, formados tanto por técnicos como por personal directivo.

Asimismo, en esta fase la dirección deberá emitir un comunicado interno, donde se explique a los empleados que se van a lanzar uno o más proyectos de mejora , dando un nombre concreto a cada proyecto, e indicando para cada uno de ellos el objetivo que se persigue, la voz de cliente (lo que el cliente reclama y/o necesita), el responsable de proyecto y el plazo estimado de finalización.

2º) Medir (M)
La segunda de las etapas consiste en la caracterización de los procesos a mejorar. Para ello se hace un análisis de su funcionamiento actual y se determinan los requisitos clave de los clientes para cada uno de esos procesos, así como las características de calidad del producto o servicio críticas para el cliente, también conocidos como CTQ’s (de sus siglas en inglés, Critical To Quality). Estas variables, denominadas variables de respuesta, se utilizarán posteriormente en la 4ª fase.

A continuación se deben identificar las denominadas variables clave que regulan el funcionamiento de cada proceso (aquellas que condicionan su resultado). Una vez identificadas, se deberá definir un método para recoger datos de estas variables clave, para posteriormente empezar ya a recoger dichos datos y medir así el funcionamiento del proceso en su situación inicial. Estos valores se considerarán el punto de partida para evaluar las posteriores mejoras conseguidas. 

De este modo se consigue identificar oportunidades de mejora centradas en actividades que, sin añadir necesariamente valor al resultado final (aunque algunas sí lo hagan), en todo caso consumen tiempo y recursos.

3º) Analizar (A)
Esta etapa consiste en analizar mediante herramientas estadísticas los datos obtenidos en la etapa anterior. 

Para ello debemos idear y poner a prueba distintas hipótesis sobre posibles causas de variabilidad en las variables de respuesta, y tratar de establecer relaciones causa-efecto entre éstas y las variables clave de funcionamiento, utilizando las herramientas gráficas y estadísticas que sean apropiadas en cada caso, en función de la naturaleza de los datos y de las relaciones causa-efecto a demostrar o desechar. 

Este punto es clave, ya que de la técnica estadística que se utilice dependerá posteriormente el tipo de conclusiones que se puedan sacar de los datos obtenidos y las hipótesis barajadas.

4º) Mejorar (M)
Una vez conocidas y fundamentadas las relaciones causa-efecto entre las variables de respuesta y las variables clave de funcionamiento, debemos iniciar el proceso de mejora de las segundas, para con ello conseguir una mejora significativa en las primeras. Éste proceso de "búsqueda de solución al problema" se basa fundamentalmente en la imaginación de los grupos de trabajo implicados que, teniendo como base el conocimiento del proceso, deben llegar a mejoras que, al ser implantadas, logren optimizar el proceso y den como resultado una mejora en el producto o servicio que además ha de ser debidamente cuantificable. 

Como este proceso no es sencillo, en estos casos es recomendable apoyarse en técnicas de brainstorming, arbol de ideas, etcétera. Suele ser útil también, especialmente en situaciones de bloqueo, el incorporar a nuevas personas al grupo de trabajo, y sondear sus propuestas.

Una vez obtenida una batería de soluciones/mejoras, se procede a la implantación de las mismas, para posteriormente comprobar si efectivamente el funcionamiento del proceso ha mejorado, y con ello se ha incrementado la eficiencia del mismo, en términos de mejora de su nivel sigma. Para ello se compararán los valores de las variables clave de funcionamiento antes y después de la implantación de las mejoras, para asegurar con ello que se cumplen los objetivos de mejora esperados.

5º) Controlar (C)
La última etapa del proceso de implantación del método  consiste en diseñar y documentar los controles necesarios para garantizar que lo conseguido hasta ese momento se mantiene en el tiempo, dejando con ello que el proceso funcione normalmente.

Mejora continua


Una vez implantadas las cuatro etapas antes indicadas, y tras haber dejado que los procesos se estabilicen un tiempo, el suficiente como para confirmar que las mejoras implantadas mantienen el proceso en los rangos deseados, se puede relanzar cada uno de los proyectos y redefinirlos de nuevo, buscando con ello la mejora continua de esos procesos, algo que está en la filosofía central de la metodología .

Elaboración propia.
Fuentes consultadas: Wikipedia, PDCA Home.

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