Cómo elaborar un Informe de Sostenibilidad GRI por primera vez, en 10 pasos

Imagen: www.globalreporting.org

He elaborado este breve artículo como una pequeña ayuda dirigida a aquellas empresas que estén considerando la posibilidad de elaborar por primera vez un Informe de Sostenibilidad de acuerdo al modelo del GRI (Global Reporting Iniciative).

El artículo consta de una secuencia de diez pasos, por los que, a mi entender, habrá que pasar para conseguir este objetivo, junto con una serie de claves que habrá que tener en cuenta a la hora de afrontar la tarea, claves que nos evitarán los problemas más habituales en estos casos:

1. Decidir si se usa apoyo externo o no: lo primero es pensar si el proyecto se va a ejecutar exclusivamente con recursos propios, o si nos vamos a apoyar en un consultor o asesor externo. La primera opción (ir por libre) es más recomendable para organizaciones que ya hayan logrado una cierta madurez en sus sistemas de gestión ambiental y de calidad, que lleven cierto tiempo desarrollando planes de desarrollo en el área de recursos humanos, y que cuenten con información controlada y buenos indicadores de gestión en todas las áreas de soporte de la organización (compras, finanzas, auditoría interna, etc.). Otro requisito importante para no apoyarse en un consultor es contar con el tiempo mínimo necesario para llevar a cabo el informe por nuestra cuenta, tiempo que calculo en unos seis meses, de media. Del mismo modo, también es importante contar con los recursos suficientes para la tarea; bastaría una persona para liderar el proceso de elaboración del Informe, pero ésta debe contar con el apoyo y la participación de al menos un agente en cada uno de los departamentos que deben aportar información al Informe. En aquellas organizaciones que tengan un nivel de madurez menor en los anteriores aspectos, o que cuenten con menos tiempo y/o recursos, para desarrollar el informe, sería recomendable apoyarse en algún especialista que nos ayude a establecer un marco de trabajo, unos hitos concretos, y una metodología de trabajo que nos permitan alcanzar el objetivo en el plazo deseado. En cualquier caso, hay que tener en cuenta que, dependiendo del modelo de reporting GRI que se elija (ver punto siguiente), puede ser necesario apoyarse en un consultor externo en todo caso, al menos en una de las fases de elaboración del Informe (se explica más adelante).

2. Elegir el modelo de reporting GRI a seguir: antes de presentar el proyecto a la Alta Dirección para su aprobación y difusión hacia abajo, debemos decidir el marco GRI que vamos a utilizar para elaborar el Informe. Actualmente conviven dos modelos de Informe GRI, el G3.1 y el G4. Si bien hasta diciembre de 2015 se puede seguir presentando a validación externa un Informe bajo el marco de directrices G3.1, algo menos exigente y complejo, es recomendable aprovechar que el proyecto se lanza ahora, para hacerlo directamente según el estándar G4, y evitarnos así tener que migrar de modelo al año siguiente.

3. Conseguir el apoyo explícito y decidido de la Alta Dirección: este requisito es la clave fundamental del proyecto. Es imprescindible para abordarlo con cierta garantía de éxito. Implica que el más alto ejecutivo de la compañía debe trasmitir al resto de altos ejecutivos, en una reunión del comité de dirección, que la elaboración del Informe de Sostenibilidad es un objetivo fundamental para la compañía en ese periodo. Idealmente, se debería vincular la consecución de este objetivo con la remuneración variable de los altos ejecutivos implicados, como sucede con el resto de objetivos estratégicos de la compañía. Este apoyo debe trasmitirse, también explícitamente, y de arriba a abajo, a todos los niveles de la organización e, idealmente también, vincularlo a la política de remuneración por objetivos de los mandos intermedios y técnicos (si es que existe).

4. Definir responsables, tareas y plazos concretos: a continuación deben establecerse, desde un principio, los miembros de cada departamento que participarán en el proyecto, con nombres y apellidos, las responsabilidades concretas de cada actor, y los plazos para lograr cada etapa. De esta forma todos los participantes en el proyecto estarán alineados y compartirán la información clave para alcanzar el objetivo común en la forma y el plazo definidos inicialmente.

5. Analizar la "materialidad" de nuestras actividades: una vez establecido un primer programa de trabajo, en la reunión inicial con cada área implicada se deberán revisar los asuntos que se consideren "materiales" (relevantes, significativos) de esa área, que serán aquellos sobre los cuales se hablará en el Informe. Si bien este punto, en el que hay que decidir qué es "material" y qué no, puede ser el más complejo (puede que en este momento sea necesario pedir una ayuda externa puntual) es a su vez que el que más simplifica todo lo que viene después. Existen diversas técnicas para evaluar la materialidad de cualquier proceso empresarial, pero todas ellas en general se basan en la realización de un análisis contextual a fondo del mismo, para determinar primero si tiene o no impacto en nuestro sector, y luego priorizar los más relevantes dentro de éstos. Esta priorización se hace con el objetivo de limitar el número de asuntos materiales a tratar en el Informe a un número razonable, y se debe hacer en conjunto, con el resto del equipo implicado en el proyecto. Por último, se valida la lista resultante de asuntos materiales priorizados con la Alta Dirección. A continuación se analizan de nuevo los asuntos de esta lista, y se agrupan en distintos "ejes" temáticos (por ejemplo: "clientes", "proveedores", "medioambiente", "empleados"; etcétera), de forma que cada eje sea un capítulo del Informe.

6. Involucrar a los grupos de interés en la elaboración del Informe: de acuerdo a las directrices del modelo G4 de GRI, en este proceso deberíamos contar con el apoyo de un agente externo a la empresa, que garantice que las opiniones de los grupos de interés son lo más libre e imparciales como sea posible. Para recabar sus opiniones se pueden realizar entrevistas, paneles de diálogo o jornadas de debate, todo ello orientado a conocer sus expectativas sobre la gestión de la empresa con la que mantienen una relación de impacto (positivo, negativo o neutro), y conocer cuál sería su priorización de los asuntos materiales priorizados que hemos obtenido en el paso anterior.

7. Recopilar datos concretos de cada eje: una vez definidos los asuntos materiales, priorizados y validados por cada uno de los grupos de interés, desde la alta dirección hasta la comunidad más remota a la que impactamos (eso sí, cada uno con un peso diferente, en función de la estrategia de Sostenibilidad de la compañía), se puede proceder ya a elaborar unas fichas en las que cada área implicada deberá volcar la información que tenga al respecto de cada eje, para empezar a construir el Informe. Es muy recomendable definir previamente con todo el equipo el formato que tendrán las fichas, y consensuar entre todos cómo deberán rellenarse, para evitar que unas áreas entreguen información muy sintética y otras vayan más allá de lo que necesitamos. Ser lo más claro posible en este momento nos ahorrará luego mucho trabajo.

8. Redactar el informe: para ello es importante sistematizar, separar la paja del trigo, utilizando lo que realmente nos sirve y desechando lo que esté repetido o esté expresado de manera muy compleja. El objetivo es lograr un Informe simple pero contundente. La contundencia se la darán los datos y lo concisos que sean las iniciativas incluidas. En este paso puede ser interesante echar un vistazo a 2 o 3 buenos Informes de Sostenibilidad de empresas de nuestro sector, o de sectores semejantes, para hacernos una idea de lo que queremos conseguir. Una vez realizado el borrador definitivo, se debe enviar a revisión por parte del área de comunicación externa de la compañía, y por último a aprobación por parte de la Alta Dirección. 

9. Validar el informe externamente (o no): una vez aprobado por la Alta Dirección tenemos la posibilidad de pedir a un externo que nos valide su adecuación al estándar GRI elegido (G3.1 o G4) o, simplemente, publicarlo tal cual ha quedado. Esta decisión dependerá del uso que le queramos dar al Informe. En algunos sectores/tipos de empresa es necesario pasar por esta validación por agentes externos, como método de asegurar a sus clientes, inversores o reguladores, que el Informe de la compañía cumple con todos los requisitos y garantías que ofrece el estándar GRI.

10. Difundir el Informe: cada vez más empresas deciden no hacer una versión impresa del Informe GRI, y optan por difundirlo por vía digital, a través de la Web corporativa externa, la Intranet, plataformas de redes sociales, etcétera. En esta decisión deberá pesar más, normalmente (como es lógico), la opinión de las áreas de marketing y comunicación externa de la compañía, pero en todo caso deberemos asegurarnos de que el Informe acaba siendo conocido por todos los grupos de interés con los que previamente hemos trabajado, ya que este es el motivo central por el que hemos decidido elaborar el Informe.

Siguiendo estos diez pasos, y teniendo en cuenta las claves que se ofrecen en cada uno de ellos, podremos conseguir un Informe de Sostenibilidad conforme al modelo GRI. 

Su calidad dependerá de la calidad del trabajo realizado por todos los agentes implicados en su redacción, y de la capacidad de coordinarlos que haya mostrado el coordinador del proyecto, pero en cualquier caso, esta tarea, como casi todas en la vida, mejorará a medida que vayamos ganando experiencia en su realización, año tras año. 

Espero que os sirva de ayuda.

Elaboración propia.