Cómo realizar autoevaluaciones en tu organización o empresa


Fuente: PDCA Home

En este articulo vamos a tratar el tema de las autoevaluaciones al personal de nuestra empresa u organización, que bien realizadas nos pueden servir para conocer mejor la situación actual de la misma, así como para detectar problemas y posibles mejoras.

Por norma general, en la mayoría de sectores no existe ninguna legislación ni normativa que exija expresamente realizar autoevaluaciones de forma periódica, sin embargo sí que es recomendable hacerlas para tener una mejor percepción del funcionamiento interno de la organización y recopilar las opiniones de los empleados que pueden dar pie a acciones de mejora.


Definición y fases de una autoevaluación


Las autoevaluaciones en empresas y organizaciones son una forma de conocer la opinión de los empleados acerca del funcionamiento interno de la organización. Estas autoevaluaciones se pueden realizar de muchas formas, como con cuestionarios o grupos de trabajo. La forma más común de realizarlas es a través de encuestas o cuestionarios donde los trabajadores puedan expresar su opinión acerca de la situación actual de la empresa, sus problemas e ideas de mejora.

Una vez rellenados y recogidos los cuestionarios, es necesario estudiarlos detalladamente, haciendo un grupo de trabajo que analice los problemas y posibles acciones correctivas y de mejora para implantar en la organización. En este proceso, es muy importante tener el apoyo de la dirección.
Por último, es conveniente comunicar al personal los resultados de la autoevaluación y las acciones que se han tomado para corregir los problemas e implantar mejoras, para así implicar a los trabajadores y propiciar que en el futuro sigan comunicando los problemas y sugerencias que puedan surgir.

Tipos de autoevaluación


Según cuándo se realizan, las autoevaluaciones pueden clasificarse en puntuales, periódicas y continuas:

  • Periódicas: Son las que se han fijado hacerlas cada cierto tiempo. Habitualmente se hacen cada año o cada dos años a toda la organización.
  • Puntuales: En situaciones excepcionales se pueden realizar autoevaluaciones puntuales a los individuos o grupos implicados en una situación determinada (como por ejemplo si hemos implantado un nuevo proceso o actividad, y queremos conocer la opinión de los empleados para buscar posibles mejoras).
  • Continuas: Realizadas durante los procesos y actividades cotidianas. A través por ejemplo de entrevistas informales, de la observación del desempeño o del análisis de los indicadores de procesos.

Normativas y estándares que exigen realizar autoevaluaciones en las organizaciones


Por lo general, pocas normativas exigen hacer autoevaluaciones internas al personal, no obstante en algunos sectores sí que es obligatorio hacerlas. Aquí tienes un resumen de lo que dice cada una de las normas más implantadas en las empresas:

ISO 9001: Requisitos de los sistemas de gestión de calidad

Esta norma no exige explicitamente que se realicen autoevaluaciones, pero realizarlas puede ayudarnos a cumplir mejor otros requisitos de la ISO 9001 como los siguientes: Revisión por la dirección, seguimiento de los procesos, gestión de no conformidades y acciones de mejora, implantar un sistema de mejora continua e incluso la percepción que el cliente tiene de nosotros.

ISO 14001: Requisitos de gestión medioambiental

La norma ISO 14001 tampoco nos obliga a hacer autoevaluaciones a los trabajadores. Pero, al igual que con la ISO 9001, hacer autoevaluaciones nos puede ayudar a cumplir otros aspectos exigidos por la norma como estos: Evaluación del cumplimiento legal, gestión de no conformidades y acciones de mejora, o revisión por la dirección.

OSHAS 18001: Seguridad y salud en el trabajo

Habla explícitamente de realizar encuestas a los empleados para conocer el grado de seguridad y los posibles riesgos de los puestos de trabajo. También se habla de establecer sistemas de participación y realizar consultas entre los trabajadores para involucrarlos.
Además, realizar autoevaluaciones podría ayudar a cumplir estos otros requisitos: Evaluación de riesgos, identificación de peligros, evaluación del cumplimiento legal, realizar la revisión por la dirección o tratar las no conformidades reales o potenciales.

Modelo EFQM de excelencia

Este modelo se basa en sí mismo en realizar una serie de autoevaluaciones que nos permitan “identificar áreas de mejora y así posteriormente implantar soluciones para las mismas.”
Además, una vez realizadas las autoevaluaciones, el Modelo EFQM de Excelencia da una puntuación a la organización en función de los resultados, que sirve para conocer la situación actual de la misma, conocer puntos fuertes y débiles, y ver la evolución de la empresa a lo largo del tiempo.

Normativa de sectores específicos

Hay normas de determinados sectores donde sí que se exige realizar autoevaluaciones de forma periódica, como es el caso del sector nuclear, donde las normativas lo exigen. Concretamente, en el caso de España, la IS-19 del Consejo de Seguridad Nuclear (publicada en el BOE) exige realizar autoevaluaciones para analizar la ejecución de los trabajos, verificar el cumplimiento de las expectativas y mejorar la cultura de la seguridad.

Estas autoevaluaciones tienen una serie de requisitos:

  • Deben seguir una metodología predeterminada (o sea, debe existir un procedimiento que detalle cómo y cuándo se realizarán).
  • Debe establecerse un programa de autoevaluaciones (tanto periódicas como continuas y puntuales),
  • Se enfocarán sobre todo en obtener información, opiniones e ideas de mejora sobre los temas relacionados con la seguridad.
  • Deben realizar las autoevaluaciones todos los miembros de la organización: Dirección, responsables, coordinadores, operarios…
  • Se deberán identificar y tratar no conformidades, no conformidades potenciales y sugerencias de mejora; y a partir de ahí se propondrán acciones.
  • Periódicamente se deberá evaluar la eficacia del propio sistema de autoevaluación.

Cómo realizar autoevaluaciones eficaces


Algunas de las recomendaciones para realizar autoevaluaciones eficaces son estas:

  • Realizar las autoevaluaciones de varias formas: Tanto cuestionarios y/o encuestas periódicas, como entrevistas informales, observación de las actividades rutinarias, realización de grupos de trabajo, o análisis de los indicadores de los procesos.
  • La persona que coordine las autoevaluaciones debe tener experiencia y conocimiento técnicos sobre los procesos y actividades que se están evaluando.
  • Comparar los resultados de la autoevaluación con las expectativas que se tenían, y con los objetivos de cada departamento y los requisitos legales aplicables.
  • Hacer benchmarking. Comparar los departamentos entre si y tu organización con otras similares.
  • Comunicar los resultados de la autoevaluación y las acciones de mejora tomadas a los implicados.

Cómo gestionar las acciones correctivas y de mejora eficazmente


Una vez realizada la autoevaluación, se deben obtener conclusiones y deberían surgir comentarios sobre temas que corregir o mejorar. Estas son algunas recomendaciones para gestionar estas acciones eficazmente:

  • Hay que animar a los empleados a comunicar problemas y acciones de mejora cuando estos aparezcan.
  • Reconocer que hasta los problemas triviales pueden generar problemas serios a largo plazo si no se resuelven.
  • Tener un sistema estandarizado que permita a los empleados enviar sus preocupaciones, incidencias y sugerencias de forma sencilla. (Normalmente este sistema de mejora continua suele estar integrado para que gestione todas las incidencias, no conformidades, acciones correctivas, preventivas, y de mejora).
  • Hacer un seguimiento de las acciones que se ha decidido implantar para comprobar que se resuelven correctamente y a tiempo.
  • Estudiar la causa raíz de las no conformidades (salvo que sea obvia). De esta forma, habrá que definir una corrección que solucione la no conformidad, y unaacción correctiva que solucione la causa raíz para que la incidencia no se vuelva a repetir en el futuro. (El ejemplo típico: En una fábrica de coches, si sale un coche de la linea de montaje con un rasguño, la corrección será reparar el rasguño, y laacción correctiva será buscar la máquina que ha hecho el rasguño para recalibrarla y que no vuelva a dañar los coches).
  • Priorizar las mejoras a implantar. A veces las incidencias poco importantes no requieren acciones correctivas, y basta con realizar una corrección puntual.
  • Para implicar más a las personas, se recomienda comunicar a quién reportó un problema o realizó una sugerencia, del estado de la misma y de qué se ha hecho para solucionarlo.

Ejemplo de cuestionario de autoevaluación


A continuación te exponemos algunas preguntas que puedes incluir en tus procesos de autoevaluación.

Es importante que definas si quieres que las respuestas sean del tipo “Si/No”, Grado de acuerdo (1 a 10) o una respuesta de texto comentada. También es importante que las preguntes abarquen todos los aspectos a evaluar, y que dejes espacio al final para los comentarios y propuestas de mejora de los trabajadores.

Cuestionario de autoevaluación:
Responde de 1 a 10 según tu grado de acuerdo a las siguientes preguntas (puedes escribir comentarios si es necesario):

  • ¿Tienes claras tus actividades y responsabilidades?
  • ¿Tu carga de trabajo es la adecuada? ¿Crees que tienes demasiada (o demasiado poca) carga de trabajo?
  • ¿Conoces los riesgos asociados a tu puesto de trabajo y la forma de evitarlos?
  • ¿Se te ha impartido la formación suficiente para realizar tus actividades y usar los sistemas de la organización?
  • Si pides ayuda a un compañero o superior jerárquico ¿se te proporciona?
  • ¿Conoces los medios disponibles para reportar incidencias y sugerencias?
  • ¿Consideras que ante el planteamiento de cualquier acción de mejora, tus superiores y la dirección de la organización serían receptivos?
  • ¿Ocurren habitualmente incidencias que podrían prevenirse con un mejor sistema de gestión?
  • Las incidencias que ocurren, ¿se solucionan eficazmente y se analizan sus causas para que no vuelvan a suceder? 
Por último, ¿Puedes comentar a continuación tu experiencia general en relación con tus actividades y si tienes algún problema que notificar o propuesta de mejora?

Autor: Jorge Jimeno Bernal
Grupo PDCA Home.